社員の家族の誕生日に、会社から花を贈る前に決めておくこと

先に決めるのは 5 つです。誰の記念日に届けるかと届け先。家族の記念日の集め方。毎月の締め日。止め方と、退職のときの扱い。花の種類は後でかまいません。

調査はありませんが、記念日の贈り物は 2 年目に止まりがちだと運営は見ています。止まるのは、毎月の誕生日を追いかけて注文する手間のためだと考えています。5 つを最初に決めておけば、その手間が毎月の確認 1 回に収まります。

本人の誕生日を入れれば、全員に届く

花がかりの基本は誕生日です。社員本人の誕生日にも、ご家族の誕生日にも届けられ、結婚記念日も選べます。勤続 1 年のように、会社が名前を付けた記念日も入れられます。母の日・父の日・敬老の日は扱っていません。定期便も無く、届くのは入れた記念日だけです。

家族の誕生日だけにすると、独身の社員には届きません。全員に届けたいなら、社員本人の誕生日を入れておきます。

選んだ記念日の数は、そのまま年の件数になります。社員 30 名で、本人とご家族 1 人の誕生日に届けると年 60 件。人数ごとの年額は年額の計算の記事の表で見られます。

届け先は、社員の自宅か会社のどちらか

届け先は社員ごとに、自宅か会社のどちらかを選びます。家族の家を別に入れる欄はありません。離れて住む親の誕生日でも、届くのは社員の自宅か会社です。

自宅あてなら、郵便番号と住所が要ります。電話番号は、どちらの届け先でも入れないと保存できません。留守のときの段取りと電話の使い道は留守だったときの記事に書きました。家を空けることが多い社員は、会社あてにしておく方法もあります。会社に届いた花は、会社から社員に渡してください。

家族の記念日は、会社が社員に聞いて集める

記念日と届け先を画面に入れるのは、総務の方です。社員が花がかりの画面を使うことはありません。家族の誕生日は、会社が社員から聞いて集めます。

どう聞くかは会社が決めます。花がかりは、会社から社員へ配る説明の文面を用意していません。入れた内容を見るのは、会社の担当の方と花がかりです。届けるときは運送会社も、北海道と沖縄は現地の花屋も見ます。社員に誰が見るのかを聞かれたら、この範囲を伝えてください。

名簿は CSV でまとめて入れても、1 名ずつでもかまいません。CSV の列は、氏名・社員番号・届け先・郵便番号・住所・電話。続けて、記念日の種類・誰の記念日か・その方のお名前・月日・届ける年です。1 行に記念日を 1 つ書きます。

締め日は全社 20 日。会社ごとには変えられない

毎月 1 日に、翌月届ける一覧ができてメールが届きます。総務の方が、届ける月の前の月の 20 日までに一覧を確かめ、確定します。

20 日が土日祝に当たっても同じ日です。25 日にしなかったのは、25 日だと年末や休日にずれやすいためです。

締め日を過ぎると、そのときの一覧のまま確定します。確定していない会社には、締め日の前の日にメールで知らせます。確定したときに請求書が出て、お支払いは確定した月の翌月末までです。

止めたい月は、一覧の行を「今月は届けない」に

その月は届けなくてよい、と社員から聞いたら、総務の方が翌月の一覧でその行を「今月は届けない」にします。理由は入れなくてかまいません。来年から届けないときは、その記念日を消します。

社員が辞めたときは、会社の画面で退職日を入れます。確定の前に入れれば、退職日のあとの記念日には届きません。確定のあとに止めたいときは花がかりに連絡してください。発送の前なら取り消せます。

総務の方がすること

画面を使える担当は 1 社 2 名まで持てます。2 人目を頼んでおけば、担当が休む月も確定が止まりません。

メッセージカードの文は最初から入っていて、何もしなくても届きます。直すときの考え方はメッセージカードの文の記事にあります。

社員名簿を開いて、本人の誕生日が何月に何人いるかを数えてみてください。誕生日が集まる月は、確定する件数も請求も多くなります。