一人総務の 1 年の仕事を期限と頻度で分け、外に頼める先を探す

一人総務が新しい仕事を受けられるかは、その仕事が毎日覚えておく仕事か、月に 1 回まとめてできる仕事かで決まります。たとえば令和 8 年 7 月 10 日（金）は、労働保険の年度更新と算定基礎届の、両方の締めの日でした。受け付けの始まりは、年度更新が 6 月 1 日、算定基礎届が 7 月 1 日。7 月の最初の 10 日間に、2 つの届出が重なります。

重なっても、期限が決まった仕事はその月に机に向かえば片付きます。社長に「社員の誕生日に何か」と言われたときも、同じ物差しで測れます。

期限の決まった届出は、7 月上旬と年末年始に寄っている

総務の 1 年の仕事のうち、日付が役所の案内で決まっているものと、毎月・不定期に来るものを並べると、次のようになります。日付は令和 8 年度（2026 年）のものと、名古屋市が案内している令和 9 年度の給与支払報告書のものです。

名古屋市の給与支払報告書は、社員の住む所で出す先が分かれます。名古屋市に住む社員の分は、中区丸の内の名古屋市個人市民税特別徴収センターへ。市の外に住む社員の分は、その人が住む市町村の担当へ出します。社員の住所が市の内外にまたがる会社は、ここで送る先が 2 つ以上になります。

表の上の 4 行は、年に 1 回、決まった時期に来る仕事です。厄介なのは下の 3 行です。いつ来るか分からない仕事と、毎月どこかの日に来る仕事が、一人総務の休みを取りにくくします。

外に頼めるのは、労働保険の事務と、迷ったときの相談

労働保険の事務は、労働保険事務組合に委託できます。愛知労働局のページは、委託できる事業主を業種ごとの人数で示しています。金融・保険・不動産・小売業は 50 人以下、卸売・サービス業は 100 人以下、その他の事業は 300 人以下です。社員 25 名の会社なら、どの業種でも範囲に入ります。事務組合がどこにあるかは、同じページの名簿（監督署別と安定所別。令和 8 年 10 月作成）で探せます。

委託の費用と、どこまでを任せられるかは、今回は調べていません。名簿の事務組合に直接聞いてください。算定基礎届・年末調整・給与支払報告書を外に出せるかも、確かめていません。給与計算を顧問の社労士や税理士に頼んでいる会社は、その先に聞くのが早道です。

就業規則や助成金のように、自分で調べると時間ばかりかかる仕事には、無料の相談先が愛知県内にあります。

• 愛知働き方改革推進支援センター: 名古屋市熱田区の愛知県社会保険労務士会館 2 階。中小企業の事業主から労務管理の相談を無料で受ける。来所・電話・メールのほか、会社への訪問相談もある。平日 9 時〜17 時
• 愛知県の専門労働相談: 社会保険労務士が、対面・電話・オンラインで応じる。無料で、電話で予約する。同じ内容の相談は 1 回まで
• ファミフレネットあいちの無料のコンサルタント: 県内の従業員 300 人以下の企業が使える。目的は、ファミリー・フレンドリー企業の登録や職場環境づくり。就業規則などの整備や、一般事業主行動計画の策定・届出の指導を頼める

どれも相談の窓口です。答えをもらったあと、社内の書類に直して社員に回すのは総務に残ります。ファミフレネットあいちの登録の要件は名古屋市と愛知県の認定制度の記事に書きました。

名古屋市内に事業所がある中小企業は、名古屋市中小企業共済会に入れば、共済の慶弔給付金を使えます。会費は 1 人につき月 800 円で、原則として事業主と従業員が半分ずつ負担します。どんな給付があるかは共済会の慶弔金の記事で表にしました。

外に出すと、頼んだ先の数だけ「確かめる日」が増える

外に頼んでも、総務の仕事がゼロになるわけではありません。頼んだ先から届く確認に答え、決まったことを社内に伝えるのは会社の側です。頼む先が 3 つになれば、それぞれの締め日と連絡の窓口を覚えておく必要が出てきます。

ここで仕事を 2 種類に分けてみてください。1 つは、期限の月にまとめて片付く仕事です。届出も、外に頼んだ先への返事も、たいていはこちらに入ります。もう 1 つは、毎日どこかで気にかけていないと漏れる仕事です。一人総務が休みを取りにくくなるのは、後者が積み上がったときです。休んだ日にも、日付は来るからです。

社長の「誕生日に何か」は、毎日覚えておく仕事になりやすい

社員の誕生日のお祝いを社内だけで回すと、毎月の仕事が 1 つ増えます。来月が誕生日の社員を名簿から拾い、何を贈るかを決めて頼み、届く日を合わせる。社員 25 名の誕生日が 12 か月に散らばれば、たいていの月に誰かの誕生日があります。家族の誕生日まで足せば、さらに増えるでしょう。担当が休んだ週に誰かの誕生日が来れば、その人の分だけ抜けます。

始める前に一度だけ要る手間もあります。家族の誕生日を入れるなら、最初に社員に聞いて集めなければなりません。聞き方の考え方は家族の誕生日をどこまで聞くかの記事にあります。入社・退職・引っ越しのときに届け先を直す作業も、社内に残る仕事です。

日付を覚えておく所は外に出し、総務には月 1 回の確定を残す

花がかりでは、総務の担当が社員と記念日、届け先（社員の自宅か会社）を一度入れておきます。すると毎月 1 日に、翌月届ける一覧ができます。担当は 20 日までに一覧を確かめて確定します。20 日を過ぎるとその一覧のまま確定するので、確かめ忘れても届けるのは止まりません。ただし、退職や届け先の直しは、確定の前に入れた分だけが一覧に入ります。会社の画面を使える担当は 1 社 2 名までです。料金はお届け 1 件 5,000 円（税抜、税込 5,500 円。送料込み、基本料なし。2026 年 11 月時点の予定）です。毎月の流れの細部は始める前に決めておくことの記事に書きました。

表の 4 つの届出を来年の暦に書き込み、日付は役所の案内が出たら確かめて直してください。