書く列は条文で 9 つ。辞めた人の行は、辞めた日から当分の間 3 年（法の本文は 5 年）残します。数え始める日は、施行規則の第56条 1 項 1 号が定めています。「労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日」です。在籍している社員の行は、入社から何年たっても、まだ数え始めていません。期間が問題になるのは、辞めた人の行を名簿から外したくなったときです。
残す期間より先に、名簿の列を条文と突き合わせます。9 つの内訳は、法律が 3 つ、施行規則が 6 つ。手元の Excel の名簿にある社員番号や電話番号の列は、会社が自分で足した列です。条文の側から数えると、足りない列と、会社が足した列が分かれます。
条文が決めている列は 9 つ。パートの人も含めて常時 30 人未満の事業なら 8 つ
労働基準法の第107条 1 項は「使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。」と定めています。法律の本文に名前が出てくるのは、氏名・生年月日・履歴の 3 つです。名簿は事業場ごとに作ります（第107条 1 項「各事業場ごとに」）。
残りの 6 つは、施行規則の第53条 1 項が足しています。性別・住所・従事する業務の種類・雇入れの年月日・退職の年月日とその事由・死亡の年月日とその原因です。退職の事由が解雇なら、その理由も含めます。
同じ第53条の 2 項には例外が 1 つあります。「常時三十人未満の労働者を使用する事業においては、前項第三号に掲げる事項を記入することを要しない。」第三号は業務の種類です。パートの人も含めて常時 30 人未満の事業なら、この列は無くても条文の求めには足ります。
名簿の対象から除かれているのは「日日雇い入れられる者」だけです。週に数日だけ働くパートの人も、日々雇い入れる形でなければ行を作ります。
| 列 | 根拠の条文 | いつ書くか、直すか |
|---|---|---|
| 氏名 | 労働基準法 第107条 1 項 | 入社のとき。姓が変わったら直す |
| 生年月日 | 労働基準法 第107条 1 項 | 入社のとき |
| 履歴 | 労働基準法 第107条 1 項 | 入社のとき |
| 性別 | 施行規則 第53条 1 項 1 号 | 入社のとき |
| 住所 | 施行規則 第53条 1 項 2 号 | 入社のとき。引っ越したと聞いたら直す |
| 従事する業務の種類 | 施行規則 第53条 1 項 3 号（常時 30 人未満の事業は不要。2 項） | 入社のとき。業務が変わったら直す |
| 雇入れの年月日 | 施行規則 第53条 1 項 4 号 | 入社のとき |
| 退職の年月日と事由（解雇なら理由も） | 施行規則 第53条 1 項 5 号 | 辞めたとき。この日から保存の期間を数える |
| 死亡の年月日と原因 | 施行規則 第53条 1 項 6 号 | 在職中に亡くなったとき。この日から保存の期間を数える |
履歴の列に何をどこまで書くかは、今回開いた条文には書かれていません。厚生労働省は労働者名簿の様式を、主要様式のページに「必要に応じて事業場で使用してください」と添えて載せています。列の名前や並べ方に迷ったら、その様式の欄と見比べられます。
書いた事項が変わったら、遅れずに直す
第107条 2 項は「前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。」と定めています。表の右の列で「直す」と書いたものが、この訂正にあたります。
住所や姓が変わったという話は、名簿とは別の用件で総務に届くことがあります。手間が残るのはここです。変更を受け付けた人が、その日のうちに名簿の列も直す。そう担当を決めておかないと、名簿だけが古い住所のまま残ります。
罰則もあります。第120条は、第106条から第109条までの規定に違反した者を「三十万円以下の罰金に処する」としています。名簿の作成・記入・訂正・保存は、どれもこの範囲です。
退職した人の行は、辞めた日から数えて残す
第109条は、労働者名簿を「五年間保存しなければならない」と定めています。これを附則の第143条 1 項が読み替えています。「第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。」法の本文は 5 年、当分の間は 3 年。当分の間がいつ終わるかは、附則には書かれていません。
数え始めるのは、冒頭に書いた第56条 1 項 1 号の日で、辞めた日・解雇の日・亡くなった日のどれかです。退職の年月日の列が空の行は、いつから数えるかが名簿から読み取れません。辞めた人の行で、まずこの列が埋まっているかを見ます。
辞めた人の行は、在籍の人と同じシートに混ぜないほうが数えやすくなります。退職者のシートに移し、退職の日の順に並べます。
名簿の生年月日は、お祝いのために改めて聞き直す
生年月日は第107条の 3 つのうちの 1 つなので、名簿があれば社員全員の生年月日はもう入っています。ただ、この列は労働基準法のために作った名簿の列です。誕生日に会社からお祝いを届けるなら、家族の誕生日の記事に書いたとおり、先に何に使うかを決めます。そのうえで使い道を本人に伝え、月日を改めて聞きます。ほかの手続きで預かった情報はお祝いに回さず、改めて聞くほうを花がかりは勧めます。名簿の生年月日も同じに扱います。
聞いた月日と届け先を外のサービスに入れるときの確かめ方は、社員の住所を外のサービスに入れる記事に書きました。
家族の誕生日は、第107条にも第53条にも出てきません。名簿に列を足して全員に書かせるものではない、というのが花がかりの考えです。聞くなら答えた社員の分だけを、名簿とは別に持ちます。どこまで聞くかも家族の誕生日の記事にあります。
花がかりには聞いた月日を入れ、退職日は名簿と同じ日に入れる
花がかりでは、総務の方が社員と誕生日、届け先（社員の自宅か会社）を一度入れておきます。誕生日の欄は月日だけで、生まれた年の欄はありません。入れるのは、使い道を伝えて社員に聞いた月日です。翌月届ける一覧は毎月 1 日にでき、20 日までに確かめて確定。社員が辞めたら、名簿に退職の年月日を書く日に、花がかりにも退職日を入れます。確定の前に入れれば、退職日のあとは届きません。
今日、名簿の Excel を開いて、上の表の 9 行と列の見出しを 1 つずつ突き合わせてください。足りない列を足したら、辞めた人の行に退職の年月日と事由が入っているかを見ます。