くわしい説明
会社が事業場ごとに、日雇いの人を除く社員ごとに作る名簿です（労働基準法第 107 条）。書くのは氏名・生年月日・履歴と、施行規則第 53 条が定める事項です。性別・住所・従事する業務の種類・雇入れの日・退職の日とその事由・死亡の日とその原因が並びます。常時 30 人未満の事業では、業務の種類は書かなくてかまいません。
書いた事項が変わったら、遅れずに直します。引っ越しで住所が変わったときが代表です。保存は法律の本文では 5 年ですが、附則で当分の間は 3 年と読み替えられています。
社員の誕生日を総務が管理するとき、元になるのはこの名簿の生年月日です。家族の誕生日は名簿に書く事項ではないので、別に本人から聞くことになります。