くわしい説明
個人情報保護法の第27条 1 項は「個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。」と定めています。除かれる場合は各号に挙がっており、1 号は「法令に基づく場合」です。2 号は、人の生命・身体・財産の保護に必要な場合で「本人の同意を得ることが困難であるとき」に限っています。
同じ条の 5 項は、受け取る者を「第三者に該当しないものとする」場合を挙げています。利用目的の達成に必要な範囲での委託に伴う提供（1 号）、合併などによる事業の承継（2 号）、条件を満たした共同利用（3 号）です。共同利用は、利用する者の範囲や項目などを前もって本人に通知するか、本人が容易に知り得る状態に置いていることが条件です。
総務がこの語に出会うのは、社員名簿を外のサービスに入れるときです。先方が委託先にあたるのか、それとも預かったデータを自分の目的にも使う第三者なのか。どちらかで、前もって本人の同意を得るかが変わります。家族の情報なら、本人は家族です。先方の規約と契約に、預けた住所を何に使うと書いてあるかを読んでから、どちらにあたるかを決めます。決めきれない契約は、顧問の弁護士か社労士に確かめてください。