くわしい説明
個人情報保護法の第16条 3 項は、個人データを「個人情報データベース等を構成する個人情報」としています。個人情報データベース等の 1 つ目は「特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの」です（同条 1 項 1 号）。2 号は、これ以外で容易に検索できるよう体系的に構成したものとして、政令で定めるものを加えています。
表計算の社員名簿は、氏名で並べ替えたり探したりできます。そこに入った住所や誕生日は、同条 1 項 1 号の個人情報データベース等を構成する個人情報、つまり個人データに当たると読めます。その名簿を仕事に使う会社は「個人情報データベース等を事業の用に供している者」、つまり個人情報取扱事業者です（同条 2 項）。
総務がこの語にいちばん出会うのは、名簿を会社の外へ出すときです。法の決まりのうち、次の 3 つは個人データを対象にしています。安全管理の措置（第23条）、取り扱いを任せた先の監督（第25条）、第三者への提供の制限（第27条）です。