就業規則のある会社なら、誕生日休暇を 1 日足すだけでも書き換えることになります。社員が常時 10 人以上いる事業場なら、労働基準監督署長への届け出も要ります。祝い金と贈り物には、税の扱いを税理士に聞く仕事が付きます。朝礼で社長が一言かけるだけなら、どちらも要りません。
社長に「誕生日に何かしたい」と言われて案を並べるとき、何を渡すかで並べると、手間の違いが見えなくなります。並べる軸を 2 本にすると比べやすくなります。1 本は休み・お金・物・言葉のどれを渡すか。もう 1 本は、会社の中で済むか、家に届くかです。
会社の名前で家に届くのは、物と言葉だけ
誕生日休暇は、本人が家で過ごす日になります。祝い金も、家の暮らしに回るお金です。それでも、会社からの祝いだと家族に伝わるかは、本人が家で話すかどうかに任されます。家族の手に、会社の名前の付いた物が渡るわけではないからです。
右の列の 2 つは違います。自宅へ送る品は送り主の欄に会社の名前が入り、家族あての手紙は宛名からして家族です。祝いたいのが本人だけなら左の列から、家族のいる家にも会社の名前を届けたいなら右の列から選びます。品の形ごとの細かい比べは、誕生日プレゼントの選び方の記事に書きました。
7 つのやり方を、費用と毎月の作業で並べる
| やり方 | 会社が払うもの | 総務が毎月すること | 家族の目に入るか | 始める前に確かめること |
|---|---|---|---|---|
| 朝礼・社長の一言・寄せ書き | 時間（寄せ書きは色紙） | 誕生日の社員を拾い、社長に伝える | 本人が話したときだけ | 誕生日に休みや外回りの社員をどうするか |
| 誕生日休暇 | 有給にするなら 1 日分の賃金 | 申し出を受けて勤怠に付ける | 本人が話したときだけ | 就業規則に書く。常時 10 人以上の事業場は届け出る |
| 祝い金 | 額 × 人数 | 誕生日の社員を拾い、給与に載せる | 本人が話したときだけ | 給与としての扱い（税理士）、就業規則に書く事項か（社労士） |
| 職場で手渡す品 | 品の代金 | 拾う・買う・渡す | 本人が持ち帰ったときだけ | 物で渡すときの税の扱い |
| 自宅へ送る品 | 品の代金と送料 | 拾う・住所を入れて注文する | 家族と暮らす社員なら入る | 住所と電話番号を集めること |
| 家族あての手紙・カード | 用紙と郵送の費用 | 拾う・書く・送る | 家族あてなので入る | 家族の名前を社員に聞くこと |
| 記念日を最初に入れておく形（花がかりの形） | 1 件ごとの料金（最後の節） | 翌月の一覧を確かめて確定する（名簿の直しは入社・退職・引っ越しのとき） | 自宅あてで、家族と暮らす社員なら入る | 住所と電話番号を集めること |
祝い金と品の行に額を入れていないのは、この記事で開いた国の資料に目安の額が無かったからです。額は会社で決めます。家族あての手紙に何を書くかは、社員の家族への手紙の記事にあります。
毎年続くかは、誕生日を覚えておく人が要るかで決まる
表の「総務が毎月すること」を見ると、5 つの行に「拾う」が入っています。その月に誕生日の社員を名簿から探す作業です。社員 25 名の誕生日が 12 か月に散らばれば、たいていの月に誰かいます。
拾う作業が回るのは、担当が覚えているからです。担当が休んだ月や替わった月には、誕生日が来た人の分だけ抜けます。後から気づいても、誕生日の当日は戻りません。
拾う作業が無いのは 2 つです。本人が申し出て取る誕生日休暇は、覚えているのが本人です。記念日を最初に入れておく形は、名簿の誕生日から毎月の一覧が出てきます。始めやすいのは朝礼の一言ですが、拾う作業は毎月残ります。
誕生日休暇は、就業規則に書いてから始める
労働基準法第 89 条は、常時 10 人以上の労働者を使う使用者に、就業規則を作って届け出るよう求めています。書く事項の第 1 号に入っているのが休暇で、変えたときも届け出の対象です。厚生労働省のモデル就業規則も、休暇の章の冒頭にこう書いています。
「年次有給休暇等法定の休暇のみならず、会社で設けている休暇については就業規則に必ず定めることが必要です。」
届け出るときは、労働者の過半数で組織する労働組合か、無ければ過半数を代表する者の意見を記した書面（意見書）を添えます。届けた就業規則は、配る・掲示するなどして社員に周知します。
見落としやすいのは、10 人の数え方です。モデル就業規則によれば、就業規則は企業単位ではなく事業場単位で作って届けます。社員 25 名でも、本社と営業所に分かれていれば、事業場ごとに人数を数えます。
条文を書く前に決めることは 4 つです。
- 対象: パートの社員を入れるか（外すなら社労士に確かめる）、入社から何か月目からか
- 取れる時期: 誕生日の当日だけか、前後何日のうちか
- 日数: 1 日か半日か
- 賃金: モデル就業規則は、慶弔休暇などの期間を「無給」か「通常の賃金を支払う」かを選んで書く形にしている。誕生日休暇も、どちらかを書く
なお、モデル就業規則には誕生日休暇の条文はありません。載っている特別休暇は、慶弔休暇・病気休暇などです。新しい休暇を足さず、今ある年次有給休暇を誕生日に取るよう勧めるやり方もあります。この場合は休みの日数は増えません。取る日を決めるのは本人です。会社が誕生日を取る日として決めておくなら、労働者代表との書面による協定が要ります。モデル就業規則第 23 条第 4 項は、この協定で、5 日を超える部分の時季を指定して取らせる形です。
祝い金の額は、全員に同じ額を書いて決める
祝い金の額は、会社が決めるものです。社員によって額が違うと、聞かれたときに理由を説明しなければなりません。1 人あたりの額を 1 つに決め、誰に・いつ・いくら払うかを社内の文書に書いておけば、その説明は文書 1 枚で済みます。
税の扱いは別の問いです。国税庁のタックスアンサー No.2508 にはこうあります。
「役員や使用人に支給する手当は、原則として給与所得となります。」
ただ、誕生日の祝い金を名指しした記述はありません。品で渡すときのために、同じページには現物給与の見方も載っています。国税庁の資料で分かることは誕生日プレゼントの税の記事にまとめました。形を決めたら、顧問の税理士に確かめてください。
就業規則との関係も残ります。全員に祝い金を払う決まりを就業規則に書くかは、顧問の社労士に聞いておきます。
全員に同じにするには、届かない人を先に数える
誕生日の祝いは全員に来るものなので、届かない人が 1 人でも出ると目立ちます。始める前に、名簿で次の人を数えておきます。
- 誕生日が会社の休日や、その人の休みの日に当たる社員（朝礼の一言と職場で手渡す品は、日をずらして覚えておく）
- 休職中の社員、入社したばかりの社員、退職が決まった社員
- 2 月 29 日生まれの社員（うるう年でない年は 2 月 28 日にするか 3 月 1 日にするか）
- 家族と暮らしていない社員（家に届く形でも、受け取るのは本人）
家に届く形で住所と電話番号を集める手間は、プレゼントの選び方の記事と住所を外のサービスに入れるときの記事に書きました。
記念日を最初に入れておく形では、総務の毎月の作業は確定だけ
花がかりでは、総務の方が社員と記念日、届け先（社員の自宅か会社）を一度入れておきます。翌月届ける一覧は毎月 1 日にでき、20 日を過ぎればそのまま確定するので、確かめ忘れても止まりません。ただし、退職や届け先の直しは、確定の前に入れた分だけが一覧に入ります。
会社の文と会社名を入れたメッセージカードを付けた花が、記念日の 3 日前から届きます。料金は 1 件 5,000 円（税抜）から（2026 年 11 月時点の予定）、送料込み。当日のお届けは約束しておらず、住所と電話番号を集める手間は残ります。
表の 7 行から、毎年続けられるものを 1 つ選んでください。その行の「始める前に確かめること」を書き足せば、社長に返す 1 枚になります。